Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die Patina Intelligence GmbH. Datenschutzanfragen können über die genannten Kontaktdaten an uns gerichtet werden.

2. Allgemeine Grundlagen

Rechts­grundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der jeweils einschlägigen Vorschriften. Hierzu gehören insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Verträge und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen.

Bei technisch erforderlichen Zugriffen auf Informationen in einem Endgerät gilt zusätzlich § 25 Abs. 2 TDDDG. Einwilligungsbedürftige Speicherungen oder Zugriffe erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, berechtigte Nachweisinteressen sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können eine längere Speicherung erfordern.

Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und unzulässiger Offenlegung zu schützen. Dazu gehören je nach Verarbeitung insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung, sichere Übertragungswege, Protokollierung, Datensicherungen und Wiederherstellungsverfahren.

3. Aufruf dieser Website

Hosting und Server­protokolle

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der mit der technischen Bereitstellung beauftragte Hostinganbieter Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Hierzu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem, übertragene Datenmenge, Zugriffsstatus und technische Fehlerdaten gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetauftritts.

Serverprotokolle werden nach Wegfall des technischen oder sicherheitsbezogenen Zwecks gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsereignis können betroffene Protokolle bis zur vollständigen Aufklärung und Dokumentation gespeichert werden.

Cookies und lokale Speicher­techniken

Diese Website ist als einfache Informationsseite aufgebaut. Für den reinen Seitenaufruf werden ausschließlich technisch erforderliche Funktionen eingesetzt. Soweit technisch erforderliche Cookies oder lokale Speichertechniken verwendet werden, beruht der Zugriff auf § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Lokale Schriftarten

Die Schriftarten Cinzel und Montserrat werden lokal von unserem Webserver bereitgestellt. Beim Laden der Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts, Google-Servern oder anderen externen Schriftanbietern hergestellt. In diesem Zusammenhang findet keine Übermittlung der IP-Adresse an einen externen Schriftanbieter statt.

Analyse, Werbung und Tracking

Wir setzen auf dieser Website derzeit keine Dienste zur Reichweitenanalyse, zur personalisierten Werbung, zum Remarketing oder zum websiteübergreifenden Tracking ein. Die Website verwendet insbesondere kein Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, TikTok Pixel, Microsoft Advertising oder Microsoft Clarity.

Kontakt­formular, Newsletter und eingebettete Medien

Die aktuelle Website enthält kein Kontaktformular und bietet keinen Newsletter an. Videos von YouTube oder Vimeo und Karten von Google Maps werden derzeit nicht direkt eingebettet. Einfache externe Links stellen erst beim Anklicken eine Verbindung zur jeweiligen Zielseite her.

4. Kontakt und Geschäfts­kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Brief, Videokonferenz oder über einen anderen angebotenen Kontaktweg ansprechen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu können Name, Unternehmen, Funktion, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Termindaten und Informationen zu Ihrem Anliegen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten, sicheren und effizienten Kommunikation.

Geschäftliche Kommunikation wird gelöscht, wenn sie für die Bearbeitung und weitere Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt.

Google Workspace

Für E-Mail, Kalender, Dokumente, Zusammenarbeit und Videokonferenzen nutzen wir Google Workspace. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Kommunikations-, Kontakt-, Termin-, Dokumenten-, Meta- und Kontodaten verarbeitet werden.

Google wird auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung eingesetzt. Für Drittlandübermittlungen werden die jeweils einschlägigen Garantien verwendet, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google und den Bedingungen zur Datenverarbeitung für Google Workspace.

Telefonie über easybell und 3CX

Für unsere geschäftliche Telefonie nutzen wir Leistungen von easybell sowie eine cloudbasierte 3CX Telefonanlage. Dabei werden je nach Verbindung insbesondere Rufnummern, Datum, Uhrzeit und Dauer der Verbindung, Verbindungs- und Routingdaten, technische Protokolldaten sowie Kommunikationsinhalte verarbeitet.

Die Verarbeitung dient dem Aufbau und der Durchführung der gewünschten Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Kontakten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen geschäftlichen Kontakten.

Messenger und soziale Netzwerke

Unsere Website kann einfache Links zu Profilen in sozialen Netzwerken enthalten. Beim bloßen Aufruf unserer Website wird durch einen solchen Link keine Verbindung zum jeweiligen Netzwerk hergestellt. Beim Anklicken gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Plattformbetreibers.

5. Termin­vereinbarung und Video­konferenzen

Google Calendar

Für die Terminplanung können wir eine Buchungsfunktion auf Grundlage von Google Calendar anbieten. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, gewählter Termin, Zeitzone, technische Verbindungsdaten und freiwillige Angaben zum Gesprächsanlass verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Planung, Durchführung und Nachbereitung des gewünschten Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen Gesprächen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Eine Terminvereinbarung kann zusätzlich über unsere KI-Telefonassistenz erfolgen.

Google Meet

Videokonferenzen können über Google Meet durchgeführt werden. Dabei können je nach Nutzung Name, E-Mail-Adresse, Teilnehmerdaten, IP-Adresse, Geräteinformationen sowie Audio-, Video-, Bildschirmfreigabe- und Chatdaten verarbeitet werden.

Eine Aufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Information und auf einer dafür erforderlichen Rechtsgrundlage.

6. KI-Telefon­assistenz

Transparenz und Kontaktwege

Patina Intelligence kann eine ausdrücklich als KI-System gekennzeichnete Telefonassistenz bereitstellen. Zu Beginn der Kommunikation wird darauf hingewiesen, dass die anrufende Person mit einem KI-System interagiert. Für eine persönliche Kontaktaufnahme stehen zusätzlich unsere direkte Telefonverbindung und unsere E-Mail-Adresse zur Verfügung.

Verarbeitete Daten

• anrufende und angerufene Rufnummer
• Datum, Uhrzeit und Dauer der Verbindung
• technische Verbindungs- und Routingdaten
• Sprach- und Audiodaten während der Gesprächsverarbeitung
• Transkripte, Texteingaben und Gesprächsinhalte
• Name, Unternehmen und Kontaktdaten, soweit sie im Gespräch mitgeteilt werden
• Terminwünsche und Kalenderdaten bei einer Terminvereinbarung
• technische Metadaten zur Qualität, Sicherheit und Fehleranalyse

Zwecke und Rechts­grundlagen

Die Daten werden verarbeitet, um Anrufe entgegenzunehmen, Informationen bereitzustellen, Anliegen strukturiert zu erfassen und weiterzuleiten, Termine zu koordinieren, den Dienst sicher bereitzustellen und missbräuchliche Nutzung zu erkennen.

Soweit der Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen geschäftlichen Anfragen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt der betreffende Verarbeitungsschritt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Technischer Ablauf und Dienstleister

Die KI-Telefonassistenz verbindet Telefonrouting, Übertragung von Audiodaten, Spracherkennung, Verarbeitung des Gesprächskontexts, Antworterzeugung, Sprachsynthese und freigegebene Automatisierungen. Je nach Gesprächsablauf werden nur die Anbieter einbezogen, die für den jeweiligen Verarbeitungsschritt erforderlich sind.

Vapi

Vapi wird für die technische Orchestrierung der Sprachinteraktion eingesetzt. Dabei können Audio-, Text-, Verbindungs- und Metadaten verarbeitet und an die für den Gesprächsablauf benötigten Dienste weitergeleitet werden. Anbieter ist Vapi, Inc. mit Sitz in den USA. Für Übermittlungen in die USA werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, eingesetzt. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Vapi.

ElevenLabs

ElevenLabs kann für Sprachsynthese und Spracherkennung eingesetzt werden. Dabei werden Text- und Audiodaten verarbeitet. Anbieter ist ElevenLabs, Inc. mit Sitz in den USA. Für Drittlandübermittlungen werden insbesondere Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework genutzt. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von ElevenLabs und Datenverarbeitungsvereinbarung von ElevenLabs.

Deepgram

Deepgram kann für die Transkription von Audiodaten eingesetzt werden. Anbieter ist Deepgram, Inc. mit Sitz in den USA. Für Übermittlungen in die USA werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, eingesetzt. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Deepgram.

OpenAI

OpenAI Modelle können eingesetzt werden, um den Gesprächskontext zu verarbeiten und passende Antworten zu erzeugen. Dabei können Transkripte, Texteingaben, Gesprächsinhalte und technische Metadaten verarbeitet werden. Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die vertragliche Anbieterin grundsätzlich OpenAI Ireland Limited. Die eingesetzte Geschäftskonfiguration ist so ausgerichtet, dass übermittelte Inhalte nicht zum allgemeinen Training der Modelle verwendet werden.

Für internationale Übermittlungen gelten die im Data Processing Addendum vorgesehenen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von OpenAI und Data Processing Addendum von OpenAI.

Twilio

Twilio kann für Telefonnummern, Telefonrouting und Kommunikationsverbindungen eingesetzt werden. Dabei werden insbesondere Rufnummern, Verbindungsdaten, Kommunikationsinhalte und technische Metadaten verarbeitet. Für die konkrete Lösung wird europäisches Routing verwendet. Für internationale Übermittlungen sieht das Data Protection Addendum je nach Verarbeitung das EU-US Data Privacy Framework, verbindliche interne Datenschutzvorschriften und Standardvertragsklauseln vor. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Twilio und Data Protection Addendum von Twilio.

Make

Make kann zur Orchestrierung und Automatisierung freigegebener Abläufe eingesetzt werden. Dabei können Kommunikationsdaten, Prozessdaten, Texteingaben, Metadaten, Kontaktdaten und Termininformationen verarbeitet werden. Die verwendete Umgebung ist auf Datenverarbeitung in der Europäischen Union konfiguriert. Für internationale Übermittlungen gelten insbesondere Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Make und Data Processing Agreement von Make.

Aufzeichnungen, Transkripte und Löschung

Audiodaten werden während eines Gesprächs technisch verarbeitet, soweit dies für Spracherkennung, Sprachsynthese, Übertragung und Antworterzeugung erforderlich ist. Eine dauerhafte Gesprächsaufzeichnung erfolgt nur nach vorheriger Information und auf einer dafür erforderlichen Rechtsgrundlage.

Transkripte und strukturierte Gesprächsergebnisse werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des Anliegens, zur Terminvereinbarung, zur Dokumentation des gewünschten Geschäftskontakts, zur technischen Fehleranalyse oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Biometrische Verarbeitung

Die KI-Telefonassistenz dient der inhaltlichen Sprachverarbeitung. Eine Identifizierung oder Authentifizierung einzelner Personen anhand biometrischer Stimmmerkmale findet nicht statt. Es werden keine Stimmprofile zur Wiedererkennung einer Person erstellt.

Automatisierte Entscheidungen

Die KI-Telefonassistenz trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

7. Angebote, Verträge und DocuSign

Im Rahmen von Angeboten, Vertragsschlüssen und der Vertragsdurchführung verarbeiten wir insbesondere Stamm-, Kontakt-, Unternehmens-, Leistungs-, Kommunikations-, Abrechnungs- und Vertragsdaten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Dokumentationspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Dokumentation und Durchsetzung von Ansprüchen kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Für elektronische Signaturen und die digitale Vertragsabwicklung können wir DocuSign einsetzen. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Signaturdaten, Zeitstempel, Authentifizierungsinformationen, IP-Adresse, Dokumenteninhalte und Prüfprotokolle verarbeitet werden.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von DocuSign.

8. Empfänger und Drittländer

Innerhalb der Patina Intelligence GmbH erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese Daten für ihre Aufgaben benötigen.

Je nach Verarbeitung können insbesondere Hosting- und Infrastrukturanbieter, Google Workspace, Telekommunikationsdienste, Anbieter für elektronische Signaturen, technische Anbieter der KI-Telefonassistenz, IT-Dienstleister, freie Fachkräfte, Banken, Steuerberatung, Rechtsberatung, Versicherungen, Behörden und Gerichte Daten erhalten.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Übermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Als Grundlage kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO, eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften nach Art. 47 DSGVO in Betracht.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Widerruf

Eine erteilte Einwilligung können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt erhalten.

Widerspruch

Sie können nach Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@patina-intelligence.de.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz der Patina Intelligence GmbH ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, zuständig. Informationen finden Sie unter www.lfd.niedersachsen.de.

Stand

Stand dieser Datenschutzerklärung: 16. Juli 2026.